保育園システム・幼稚園システムはパソコンを使えないと難しい？

お子さんの情報を管理する保育園システム・幼稚園システムを導入する保育園や幼稚園が増えてきています。保育園システム・幼稚園システムはこれまで紙で一元管理していた情報をパソコンで行うため、保育士さんや経営者の業務を一気に減らし、先生方だけでなく保護者も使えるようにしているので、誰にでも使いやすいシステムとなっています。

パソコンが苦手な人でも使いやすい

確保育園システム・幼稚園システムはパソコンを使うので、パソコンに苦手意識がある人には難しいでしょう。とくに何十年も現場で働き、連絡帳及び書類関係はすべて手書きで済ませてきたというベテランさんほどパソコンを使うというのに難色を示しますし、「キーボードは打てないから…」と導入に反対するかもしれません。

しかし、保育園システム・幼稚園システムは、パソコンをうまく使いこなせるかはあまり関係がありません。操作の方法がある程度決まっているので、決められた操作方法に従って操作をすれば簡単に利用できます。手書きだと間違ってしまったときに修正液を使う、訂正箇所に印鑑を押さないといけないなど間違えてしまったときの修正が手間ですが、システムならば間違えてしまったときも訂正をすぐに済ませることができるのでとても楽です。

しかも保育園や幼稚園の現場に特化して作られたシステムなので、現場の先生の「あったらいいな」を反映したシステムといえます。たとえば、お子さんたちの出席だけでなく要録などの作成も手作業以上に楽にできます。お子さんをたくさん預かる現場では日々いろんなことに対応しなければいけませんし、先生や保育士さんの主な仕事は事務書類の作成ではなくお子さんの様子を保護者に代わって見守ることであるはずです。本来の大事な業務ができなくなるほど書類の作成や整理に追われてしまってはよくありません。

個人情報の流出も安心

保育園システム・幼稚園システムが現場の声を反映して使いやすく作られているといっても、「もしウイルス攻撃されて個人情報が流出してしまったらどうする」などの心配の声があるかもしれません。しかし、現場では先生方が業務時間内に仕事が終わらず、自宅に仕事を持ち帰るという状態がずっと常態化しています。

昨今学校の先生方がブラックな職場であると問題視されていますが、保育園や幼稚園も例外ではないでしょう。幼稚園や保育園の先生方もご家庭の都合で残業ができないので仕事を持ち帰るということがあるはずです。とくに３月などは預かっているお子さんの要録を付けないといけないなど一番忙しい時期です。職場で仕事が終わらず、家に持ち帰るということもあるはずです。

いくら現場で「預かっているお子さんの個人情報は職場から持ち出さないように」といっても、持ち出せるようになっていること、持ち出さざるを得ない状態になっていては個人情報の入っているデータを紛失によって個人情報はどこから漏れてもおかしくないわけです。

もちろんパソコンに入っていれば万事安全というわけでもありませんが、少なくとも保育園システム・幼稚園システムはウイルスなどで個人情報が不正利用されないように細心の注意を払っていますし、個人情報はクラウドの中に入っているので、持ち出して紛失するリスクは回避できます。

情報の共有がしやすいのでリスクの分散も可能

保育園システム・幼稚園システムは現場の先生方だけでなく、保護者にとってもメリットのあるシステムだといえます。欠席や遅刻、早退などの連絡を保護者がシステム上で行うことができるので、忙しい朝の時間を電話連絡に費やさなくていいですし、連絡帳を書く手間も省けます。

それに配布物を印刷してお子さんに渡す必要がないので、紛失の心配をする必要がなくなります。さらにはアレルギーなどお子さんの命にかかわるものの管理もシステムで行えますので、除去食の管理もしやすくし、給食の配膳を間違えるというリスクを減らします。

要するにこれまでは担任がいないとわからない情報や担任一人が担わないといけない責任がとても多かったのですが、保育園システム・幼稚園システムというクラウドで情報を共有することで、預かっているお子さんの情報が担任だけでなく、同じ職場で働く職員に共有されやすくなり、保護者と担任の間でも方法が共有されやすくなったということです。

情報を共有することのメリットは一人で仕事をたくさん抱え込まなくてよくなるという点だけでなく、場合によってはリスクを分散させることにもつながります。担任が忙しくて手が回っていないときでも、情報を共有することで、お子さんの行動や体調に気付けるようになり、ミスや大きな事ゆえにつながることを未然に防ぐこともできます。

操作を覚えてしまえばベテランでも若手でも、そして保護者でも保育園システム・幼稚園システムを簡単に使いこなすことができます。システムを導入することでお子さんの情報を共有できますし、何より先生や保護者にとっても業務が減ったり、朝の忙しい時間にやらないといけない作業の軽減にもつながります。