保育園・幼稚園に特化した支援システムを導入すべき理由

保育や幼稚園のICT化といったものを最近よく見聞きしませんか？「ICT？ITじゃないの？」「パソコンとか苦手で…」そういった方にこそぜひ読んでいただきたい記事となっています。今回はICTシステムを導入することにより変わる保育現場の働き方から導入時に押さえておきたいポイント等の紹介です。

保育園・幼稚園の業務に最適な機能が搭載されている

ICTよりITという言葉の方がより馴染みがあるという方が多いかもしれません。言葉の意味はほぼ同じですが、ITは「情報技術そのもの」、ICTは「情報通信技術の使い方」という区別ができます。

つまり保育園・幼稚園に特化したICTシステムというのは「保育士や幼稚園教諭の仕事にパソコンやタブレットを活用してみよう」といった意味になるのかもしれません。現在、多くのシステム会社が保育等に特化したICTシステムの提供をしています。

またその機能は保育現場の業務改善や効率化を重視したものとなっています。ICTシステムの機能は「登降園管理」「園児の情報管理」「書類作成の簡素化」「保護者アプリ」「その他（園バス運行管理や会計ソフト等）」等、さまざまなものがあります。

保育士が日々行う日誌や指導案の作成においては、「子どもの姿」や「ねらい」等の項目に豊富なテンプレートが用意されており、また音声入力にも対応していることから大幅な時短が期待できます。園児台帳はデータで一元管理されているので、わざわざ職員室に行ってファイルを開かなくても、各クラスのタブレット等からスムーズに閲覧ができます。

またこれらの機能は連動しているものも多く、たとえば保護者アプリから入った欠席連絡はそのまま出席簿や日案等に反映されます。事務的な作業においても「登降園管理」と「会計ソフト」の連動により、延長保育等の時間数の集計から請求手続きまでが自動で行われます。

また、保育ドキュメンテーションにおいては、これまでの作業（撮影した写真の印刷・用紙に写真の貼り付け・手書きの文字や装飾・掲示して保護者や子どもたちと共有）がすべてアプリ内で完結するため、他の作業と比べてもさらに大幅な時短が期待できます。（これらの機能はシステム会社により多少異なります）。

情報の共有も簡単！

保育園等でお勤めの方は園内での情報共有をどのようにされていますか？回覧板やメモ書き、あるいは口頭での情報共有をしている園もあるかと思います。また保護者との情報交換等は登降園の際に直接行うほか、連絡帳やお便りの配布が主になるかと思います。ICTシステムを導入すればこれらの情報共有が簡素化され効率よくなります。メモ書きや口頭で情報共有をしていると、メモ書きの紛失や伝え忘れ等のトラブルが起こりがちです。

また回覧板においては全クラス回るまでに数日かかることもあります。ICTシステムを導入すると、共有したい情報は各クラスのタブレット等からいつでも確認できます。

またデータとして残り後から見直すこともできるため、伝え忘れ等のリスクはほぼありません。ヒヤリハットの事例等も保育士間で共有できます。保護者との情報交換においても、連絡帳や欠席連絡、お迎え時間の変更等はアプリ越しで行えますので保育士の作業効率が上がるだけでなく、保護者にとっても嬉しい機能なのではないのでしょうか。

最適なシステムを導入して現場の負担を減らそう！

2020年時点で、保育所等の数は3.7万箇所以上になります。それぞれの園において特色や仕事のやり方があるかと思います。そのためICTシステムを導入する際には、各園に最適なシステムを導入することが重要になります。選び方のポイントとしては時間がかかる作業や手間に感じていること、または園で積極的に取り組んでいること等をリストアップしてシステム選びの参考にすることです。

たとえば指導案作成やシフト作成等に時間がかかるようであれば書類作成や勤怠管理のシステムを、写真販売やドキュメンテーションに力を入れている場合はそれに応じたシステムを導入することで、保育士の業務改善や園としての特色がよりよいものになります。とくに保育士の働き方においては、社会問題ともなっている待機児童や保育士不足問題とも大きく関係してきますので、保育園等へのICTシステムの導入は喫緊の課題ともいえるのではないでしょうか。

厚生労働省が、保育士の業務負担の軽減・働き方の見直しをするため「保育所等におけるICT化推進事業」を打ち出してから5年が過ぎました。この5年間で保育のICTシステムに携わる会社も増え、システム会社が提供するコンテンツも幅広く使いやすいものとなりました。また、これからも社会のICTの活用が進むにつれ、新たなコンテンツが増えてくるものと考えられます。そのため導入のタイミングは今が最適なのではと思います。保育業界は多職種と比べてICT化が遅れているといわれています。しかし、その分保育園・幼稚園に特化した支援システムを導入することでの保育士の働き方への効果は大きいのではないでしょうか。