保育園システム・幼稚園システムで効率化できる業務とは

保育園システム・幼稚園システムは、幼稚園や保育園などで使われているインターネットを活用した業務支援システムです。さまざまな機能があり、職員の業務を効率化できます。事務作業などが減ると、子どもと触れ合う時間も増えるメリットがあります。保育園システム・幼稚園システムを導入することで効率化できる業務について説明しましょう。

保護者との連絡ツールとして活用

保育園システム・幼稚園システムは、出欠連絡などに活用されています。かつて、体調不良で欠席したり用事があって遅刻したりする際には、電話連絡を行うのが一般的でした。朝はその日の準備があるので忙しい時間帯ですが、電話を受けなければいけないと業務に割ける時間が減ってしまいます。

インフルエンザなどが流行している時期には、電話が集中してしまうこともあるでしょう。保育園システム・幼稚園システムを使うと、出席・欠席・遅刻・早退・預かり保育などの連絡をアプリなどで簡単に行うことができます。電話する手間が省けますし、前日の夜などに明日欠席することがわかっていれば事前に連絡しておくことも可能です。

保護者にとっても使い勝手がよく、電話がつながらないということもありません。電話連絡にかかる双方の手間を大幅に減らすことができるのです。また、各家庭との連絡帳としても活用されています。従来では手書きの連絡帳を使っていることが多くありましたが、手書きよりも入力する方が簡単です。

時間も大幅に省けるので、業務の効率化につながります。保護者のほうも、明日の持ち物などをスマートフォンで簡単に確認しやすくなります。緊急時の連絡などもリアルタイムで配信できるので、災害時などにも安心です。台風がきた、豪雨が発生した場合などにもスムーズに保護者に連絡がいきます。

職員同士の情報の共有化に役立つ

幼稚園や保育園で働く職員の全員が、子ども一人ひとりの情報をすべて記憶しておくのは不可能です。アレルギーの情報など、命にかかわることもあります。また、お迎えに来る家族の情報なども重要な情報です。保育園システム・幼稚園システムを使うと子どもの情報を一元管理できるので、職員同士で情報を共有しやすくなります。

職員が保護者とどんなやり取りをしたのかを記録しておくこともでき、別の職員が対応する際にもそういった情報が役立つでしょう。引継ぎをする手間が省けるので、業務の効率化につながるからです。紙に記録するよりもスムーズに記録できますし、必要な情報を取り出しやすいというメリットもあります。

保育園システム・幼稚園システムを使うと、子どもの健康管理なども行えるようです。体温を記録したり、排便やお昼寝のチェックなどを行えたりするものもあります。アプリ内で完結しているので、それを転記する必要がありません。保護者が子どもの健康状態を管理するのに使用する場合もあります。

また、保育園システム・幼稚園システムの中には、職員のシフト管理や勤怠管理に使えるものもあるようです。誰がどんな業務をするのかが明確にわかるので、自分の業務に集中しやすいということも挙げられるでしょう。休暇の申請などが行えるようになっているものもあり、運営側も職員の配置がしやすくなります。

お知らせをアプリで配信すればペーパーレス化にも役立つ

保育園システム・幼稚園システムは、アプリを使ってお知らせや園だよりを配信することが多いです。従来ではプリントなどを使って配布することが多くありました。

行事やイベントの予定を配布したり、イベント時に使う物をお知らせしたりするものです。どのような感染症が流行っているのかといった情報もあります。紙を配布する方法だと、作成するのが大きな手間でした。風邪などで休んでいるような場合には、お知らせが届くのが遅れてしまうこともあります。

それをアプリで配信するようにすれば、プリントを作成する手間が省けるでしょう。ペーパーレス化にもなるので、コスト削減にもつながるのです。

また、欠席している子どもの保護者にも最新の情報が伝わります。保育園システム・幼稚園システムを導入するメリットは、職員の事務作業にかかる負担を減らして業務を効率化できるところにあるでしょう。職員の負担が減ることは、保育の質の向上にもつながります。残業時間なども減り、労働環境の改善にも役立つのです。

運営側も残業代などの人件費が抑制できるので、コストを削減する効果も期待できるでしょう。保護者にとっても延長保育の予約をアプリででき、欠席時に電話連絡がいらないなど利便性がよくなります。保育園システム・幼稚園システムは、幼稚園や保育園の運営者にも働く職員にも保護者にもメリットがあるシステムです。

保育園システム・幼稚園システムを活用すると、職員の事務作業を大幅に減らせます。幼稚園や保育園からのお知らせを紙にプリントする必要はなくなりますし、欠席などの電話連絡の手間も省けそうです。職員同士で、情報を共有化するのにも役立ちます。