業務改善に役立つ保育システムの機能紹介

近年では、保育システムを導入する保育園が増加傾向にあります。保育システムは、保育スタッフの負担軽減、および業務効率の改善に大きく貢献します。しかし、具体的にはどのような機能が業務改善に役立つのでしょうか。本記事では、保育システムがもたらす業務改善にスポットを当てて、詳しく紹介します。

業務改善に役立つ主な機能

保育園では、保育士が子どもと向き合う保育活動以外にも、書類の作成や出欠確認、シフト作成といった多くの事務作業を担っています。そのため、業務量の多さから保育士の負担が大きくなり、子どもと接する時間を十分に確保できないという課題があります。

こうした背景から、業務効率化を目指して「保育システム（ICTシステム）」の導入が注目されています。保育システムとは、パソコンやタブレット、スマートフォンなどを活用し、従来の紙ベースで行っていた事務作業をデジタル化する仕組みです。

これにより、業務の簡略化や情報共有の効率化が図られ、保育士の負担軽減に貢献するとされています。ここからは、具体的な業務改善の例を見ていきましょう。

登園管理機能

まず挙げられるのが、園児の登降園管理です。従来は出欠表を手書きで記入していた園でも、システム導入によりICカードを用いた打刻で記録が可能となり、遅刻や早退の情報も職員間で即時に共有できるようになります。

さらに、延長保育の時間や料金の自動集計も可能で、これまで手作業で行っていた集計作業の手間を省くことができます。

園児の情報管理機能

次に園児の情報管理に関しても、ICT化によって書類の一括管理が可能となります。既往症やアレルギー、家族構成などの個人情報がボタン一つで確認できるため、非常に便利です。

これにより、セキュリティ強化や保管スペースの削減といった面でもメリットがあります。また、保育記録やクラスごとの情報も職員間で簡単に共有でき、連絡漏れや確認ミスの防止にもつながります。

園児の写真管理機能

園児の写真管理もICT化の恩恵を受ける分野の一つです。従来は撮影後、印刷・展示・販売といった手間がかかっていましたが、システムを活用することで、写真をオンラインで保護者と共有することが可能です。イベントごとにアルバムを作成できる機能もあり、園内での振り返りや記録としても活用できます。

保護者への連絡機能

保護者への連絡手段も大きく改善されます。電話や紙のお便りに代わり、システムを通じてメールや通知を一斉送信することができるため、行事の変更などの連絡も迅速です。保護者にとっても、通知を確認する習慣が身につけば、園とのコミュニケーションがスムーズに進む利点があります。

労務管理機能

さらに、職員のシフト作成や労務管理もICTで効率化できます。とくに保育園では、子どもの人数に応じた配置基準が定められており、複雑な勤務形態に対応しながらシフトを調整する必要があります。

システムを活用することで、希望の収集、修正、調整がスムーズに行えるだけでなく、職員配置の必要数も一目で確認可能です。また、労働時間や有休取得状況も自動で管理できるため、管理者側の負担も大きく軽減されます。

保育システムの選び方

保育システム（ICTシステム）の導入により業務の効率化が期待される一方で、実際にどのシステムを選べばよいか迷う保育園も少なくありません。システム選定においては、自園の運営方針や業務内容に合致するかどうかをしっかり見極めることが大切です。

保育システムには、労務管理に特化したものや、指導案・連絡帳の作成を簡略化する機能を備えたものなど、さまざまな種類があります。そのため、自園で特に業務負担を感じている分野や、改善したい業務を明確にした上で、必要な機能が搭載されているかを確認することがポイントです。

たとえば、温かみのある手書きのお便りにこだわる園であれば、メール配信機能が不要な場合もあるように、運営方針に合わせた選定が求められます。また、操作性の高さも重要な要素です。現場の保育士の中には、パソコンやタブレットの操作に不慣れな人もいる可能性があります。

機能が複雑すぎると、導入しても十分に活用できず、かえって業務が煩雑になるリスクもあるため、直感的に使える設計やサポート体制のあるシステムを選ぶことが望ましいでしょう。システム導入前には、候補をいくつか挙げ、実際に使う保育士の意見を取り入れて選定を進めることも有効です。

さらに、システムを提供する企業との信頼関係も欠かせません。導入後のトラブル対応や操作指導など、アフターフォローの体制が整っているかどうかは重要な判断材料となります。操作に関する質問への対応や不具合発生時の迅速なサポートが受けられる企業であれば、導入後も安心して運用を継続できるでしょう。

まとめ

保育システム（ICTシステム）の導入は、保育士の業務負担を軽減し、事務作業の効率化を実現するうえで非常に有効です。登園管理や園児情報、写真管理、保護者連絡、シフト作成・労務管理といった多岐にわたる業務が自動化・簡略化され、保育士が本来注力すべき「子どもと向き合う時間」の確保につながります。システムを選ぶ際には、自園の運営方針や課題に合った機能を見極めることが大切であり、使いやすさや導入後のサポート体制も重視すべきポイントです。現場の声を反映した選定を行い、信頼できる企業との連携を築くことで、より効果的にシステムを活用できるでしょう。ICTの力で、より質の高い保育環境の実現が期待できます。