保育園システム・幼稚園システムの効果的な使い方の事例

保育園システム・幼稚園システムは便利なツールで、人員を増やさずに毎日の業務を改善できると期待されています。慢性的な人手不足などが問題視されていますが、保育の現場におすすめのシステムです。保育園システム・幼稚園システムを導入しICTを活用することによって、これまでアナログだった作業から解放されることができるでしょう。

スマートフォンやタブレットを活用したシステム

保育園システム・幼稚園システムは、インターネットを利用した保育園業務支援システムで、幼稚園保育園ICTシステムや園務システムなどとも呼ばれています。ICTは情報通信技術と訳されており、情報通信そのものを意味するITとほぼ同義としてとらえられているようです。

インターネットを活用しながら、保育園のさまざまな業務をサポートするシステムです。システムというとパソコンのイメージがありますが、保育の現場においてパソコンに向かう時間はなかなかとれず台数も限られています。

一方、保育園システム・幼稚園システムは主にスマートフォンやタブレットなどを利用することが多いようです。職員室では管理職や事務職がデータをまとめる作業にパソコンを利用し、保育士はアプリで操作します。保護者の場合、保護者向けアプリを使って閲覧し操作できるのです。

このように、職員室のパソコンと保育士や保護者のアプリが、すべてインターネットでつながります。保育の現場では、職員の規模からみてパソコン台数が少なかったり、動作の遅いパソコンを利用していたりすることも多いようです。

情報漏洩を恐れてネットにつなげていないこともあり、他の業種と比較するとIT化は遅れているといえるでしょう。パソコンを多くそろえたところで、子どもの世話をしながらパソコン操作はできません。保育士のスマートフォンや手軽に扱えるタブレットを使用して、アプリ上で操作できる保育園システム・幼稚園システムが注目されているのです。

スムーズな連絡ができるようになります

保育園システム・幼稚園システムの主な機能については、さまざまな活用方があります。システムで子どもの世話などはできませんが、それ以外のことなら多くの場面で利用することが可能です。保育園システムを活用すると、アプリ上で保護者とコミュニケーションを効率よく図ることが可能なため、電話に出なくてよくなったりお便りのコピーを取ったりする必要も少なくなるでしょう。

また、集計機能などもあるので手作業で集計する手間もなくなります。このように管理業務を効率化でき、保育園サービスの向上につなげることができるのです。たとえば、システムの欠席連絡受付を利用すれば、欠席や遅刻、早退、預かり時間の変更について、保護者が保護者向けアプリで連絡できます。

園では忙しい時間の中で電話に出る必要がなくなったり、保護者は電話がつながりにくい問題を解決したりできるでしょう。出欠データは出欠簿のまとめに使用できるなど、さまざまな使い方ができます。また、お知らせやお便りなどを一斉配信でき、保護者向けアプリを使って献立表などを配信することもできるようです。

配布や印刷の手間がなくなり、欠席者には最新情報を届けることができます。運動会などのイベントや災害時の緊急連絡なども一斉に配信できるので、保育の予約管理やイベント受付なども保護者がアプリ上で行え、予約台帳の管理やメモする手間もなくなるのです。

システムでできるさまざまな業務

このようなシステムは保育園の管理業務を効率化できる使い方もあり、園児の情報管理に便利です。園児の基本情報や健康状態、感染症チェックなども管理できます。その場ですぐアプリに入力でき、リアルタイムに情報を管理することが可能です。記載するよりもスムーズなので作業効率が上がり、保護者との連絡も記録できます。園児ごとに作成する指導要録の作成や、提出資料なども集計機能を使用して作成することが可能なのです。

そして、ICカードやタッチパネルなどをかざすと、スムーズに打刻できます。次世代バーコードであるカメレオンコードを利用すると、遠距離でも複数の人を同時に読み取りすることが可能です。あわせてスタッフのシフト作成や勤怠管理もアプリで行うことができ、紙ベースでの管理から脱却できるでしょう。

また、納付金や請求などを管理でき、複雑な保育料を自動計算したり請求したりできます。口座振替データを作成したり読み込んだりもできるので、納入確認の効率化を図ることが可能です。

他には、写真や動画はアプリ上で公開でき、保護者にとって手軽に閲覧できるので安心感にもつながります。中にはさまざまな写真を印刷し発送まで代行するサービスもあるので便利です。園バスに搭載されたGPS機能を活用すると、保護者向けアプリを使ってバスの位置や運行状況を表示できる機能もあります。このようにさまざまな業務がシステム上で可能となるのです。

保育園システム・幼稚園システムの活用によって、業務効率化を推進できます。園児データや納付金の管理、保育士のシフトを管理でき、紙ベースでの管理から脱却することが可能です。自治体に提出する書類も簡単に集計したり、作成したりでき保育料も自動計算に対応しています。使い方は簡単で、コスト削減や労働環境の改善も図ることができるでしょう。