保育園システム・幼稚園システムを導入する際の大まかな流れとは？

従来、保育園や幼稚園でのさまざまな業務や、保護者とのやりとりは紙ベースで行うのが基本でした。しかし、紙ベースではどうしても職員の負担が大きくなってしまいます。そこで注目されているのが、業務や保護者とのやりとりをICTというシステム上で行うというものです。ここでは、保育園や幼稚園にシステムを導入するまでの流れをご説明します。

ICTシステムでできることとは

幼稚園や保育園にICTシステムを導入することでできることは、主に3つです。

まず１つ目が、職員同士の情報共有です。指導案や会議の際の議事録など、今まで手書きやパソコン上で記録していたという場合、ICTシステムを導入することで効率よく情報を共有できます。子どもたちの保育だけでなく、さまざまな業務がある保育士の方や幼稚園教諭の方にとって、情報を漏れなく得ることができるICTシステムはとても助かるシステムなのです。

そして２つ目が、保護者の方への連絡事項の共有です。従来は、保護者の方への連絡事項はプリントを配るか、連絡帳に記入するかの二択でした。しかしICTシステムを導入すれば、保護者の方へ簡単に連絡事項の共有をすることが可能です。プリントを作成したり連絡帳に記入したりする手間が省けるため、保育士の方や幼稚園教諭の方の負担がかなり減るでしょう。また保護者の方も、正しい情報をいち早くチェックできるのです。

そして最後に３つ目が、登降園の管理です。朝は、保育園や幼稚園も大忙しです。そんな中欠席や遅刻の連絡をするのは気が引けますよね。しかしICTシステムを導入していれば、子どもたちの保育時間の記録のほか、保育料まで計算してくれるため、非常に楽になります。ICTシステムでできることがわかったところで、次から保育園や幼稚園にICTシステムを導入するメリットをご紹介します。

ICTシステムを導入するメリット

■業務の効率化
保育士の方や幼稚園教諭の方は、日々業務に追われています。その業務をICTシステムで行うことで、従来よりも効率よく業務を進めることができるのです。とくに保育士の方や幼稚園教諭の方が時間をかけて行う日誌や指導案をICTシステム上で行うことで、業務時間をかなり短縮できます。

■子どもと向き合う時間が増える
保育＋業務をこなしている保育士の方や幼稚園教諭の方たちですが、業務をICTシステムで効率化することで、保育にかける時間を増やすことができます。そのため、子どもたちとしっかり向き合うことができ、保育の質の向上にもつながるのです。また、しっかり向き合った子どもたちの様子をICTシステムで記録したり管理したりすることで、職員同士で連携がとりやすくなり、より質の高い保育をできます。

■保護者とのコミュニケーションがスムーズ
従来は、朝の忙しい時間に出欠連絡を受けたり、プリントや連絡帳で保護者とやりとりしたりすることが基本でした。しかし、ICTシステムがあれば、出欠連絡、プリントの印刷、連絡帳の記入がすべてシステム上で完結します。

ICTシステムを導入する際の大まかな流れとは？

ここからは、ICTシステムを導入する際の流れをご説明します。

■ICTシステム導入計画を立てる
ICTシステムを導入する際、ただむやみやたらに導入しても意味がありません。ICTシステムを導入するときは、きちんと導入計画を立てましょう。導入計画でとくにしっかり決めておいた方がよいのが、ICTシステム導入のプロセスです。また、複数の保育園・幼稚園を経営している場合は、どこの保育園・幼稚園に導入するかを明確に決めましょう。

■職員の意見を聞きながら業務フローを見直す
ICTシステム導入後、実際にシステムを使って業務をこなすのは職員の先生方です。そのため、ICTシステム導入後に業務をどのように変わるのか、職員の意見を聞きながら業務フローを見直しましょう。

■ICTシステム導入後の体制を決める
ICTシステムを導入する際は、「誰がどの業務を行うのか」「業務のどこにICTシステムを活用するのか」など、導入後の体制を具体的に決めましょう。導入前にきちんと体制を整えておくことで、導入後職員がスムーズに動くことができます。

■職員・保護者への説明を行う
ICTシステム導入の準備が進んだら、職員だけでなく、保護者の方対象にも説明の場を設けてください。そこで、導入する目的や導入後の体制もしっかり説明しましょう。

■職員へ研修を行う
ICTシステムの導入が決定したら、職員へ研修を行ってください。ICTシステム導入後に職員の方がきちんと業務を行えるよう、事前に研修でシステム活用の仕方をマスターしてもらいましょう。また、導入後も定期的に職員へ研修を行うことで、よりシステムを上手に活用でき、保育の質の向上につながります。

■ICT導入効果を検証する
ICTシステムを導入して終わりではなく、しっかりと導入効果を検証しましょう。ICTシステムを導入したことで、最初に立てた導入計画の目的は果たせたかどうかを検証してみてください。もし目的が果たせていない場合、日々の業務を改善し、目的が果たせるようにしましょう。

ICTシステムのソフトを選ぶ際に意識するべきポイント

ICTシステムの導入で保育の質を上げるためにも、ICTシステムのソフトを選ぶときのポイントをご紹介します。

■ICTシステムの機能で選ぶ
ICTシステムを導入することでどんな業務を効率化したいのか考え、ICTシステムの機能でソフトを選びましょう。機能によってできる業務とできない業務があります。導入計画で立てた「ICTシステムを導入する目的」を参考にしながら、その目的を果たすことができる機能がついたシステムソフトを選んでください。

■ICTシステムの導入効果で選ぶ
ICTシステムソフトの種類は豊富なため、その保育園・幼稚園に必要ではない機能が搭載されていることもあります。必要ない機能が搭載されていても、導入効果は期待できませんよね。ICTシステムをどのような業務に活用したいのか明確にし、きちんと導入効果が得られるものを選ぶようにしましょう。

■ICTシステムの価格で選ぶ
ICTシステムソフトの価格は決して安くはありません。そのため、どのくらいの価格なら導入できるのか、事前に確認をしておきましょう。ICTシステムソフトは、月額料金を支払って使用するものもあれば、数年分まとめて支払うタイプのものもあります。

■ICTシステムのメンテナンスが充実したものを選ぶ
ICTシステムは導入後毎日使うことになるので、時にメンテナンスや修理が必要なことがあります。そんなときに備えて、メンテナンスにかかる費用や保証について、導入する時点できちんと確認しておきましょう。そして、なるべくメンテナンスが充実したものを選ぶのがポイントです。

ICTシステムを導入するメリットや大まかな流れをご紹介しました。保育に加えて膨大な量の業務を抱えている保育園や幼稚園。ICTシステムを導入することで業務が効率化され、職員の先生方の負担も大幅に減ります。これからICTシステムの導入を考えている保育園・幼稚園の方は、ぜひご紹介したメリットや流れ、選び方を頭に入れておいてください。そして、ICTシステムを導入することでより高い質の保育を目指しましょう。