保育園システム・幼稚園システムを導入する前に確認したいポイント

最近では保育園システム・幼稚園システムを導入しようと検討している所が多いです。しかし、何も準備せずに導入してしまうと現場が混乱したり、せっかく業務効率を狙ったシステムなのにかえって負担になってしまうことも充分考えられます。では導入する前にどういう点を確認しておけばよいのか、ポイントがあるので詳しく見ていきましょう。

設備環境が問題ないかをチェックし、場合によっては整備する

保育園システム・幼稚園システムを導入する場合、当たり前ですがパソコンやタブレット、さらにはスマートフォンなどいろいろなコンピューター機器が必要です。さらに導入するサービス内容によって必要な設備も変わってくるため、今ある設備に問題ないかを導入前に確認しておきましょう。

たとえばまだ園にインターネット環境がない場合は、急いで回線手続きをしておく必要があります。またすでにネット環境が整っていたとしても、回線速度が遅い場合導入する台数によってはスムーズにサービスを受けられない可能性もあるので、なるべく回線速度は上げておくとよいです。いざ導入してもネット環境が悪いと、スムーズにサービスを受けられず大きなストレスになってしまいます。

ただ保育園システム・幼稚園システムを導入するといっても、スマートフォンだけを使用する場合や、貸出機器にSIMカードが入っている場合は、それだけで充分なので新たにネット環境を整備しなくても大丈夫です。他にもパソコンを利用した保育園システム・幼稚園システムを導入する場合は、事前に必要な台数が園内にあるかをチェックし、足りない場合は買い足しておくとよいです。せっかく便利なシステムを導入できても、パソコンが足らず結果的に入力待ちという無駄な時間が生まれてしまうと、業務効率化も水の泡になってしまいます。

合わせて園児がいつ来て帰ったかを管理するシステムを導入する場合は、ICカードリーダーやタッチパネルが必要となるため、それらを設置する場所を確保しておくということも重要です。他にも子どもを見守ったり、昼寝時のチェックするときに使うカメラを必要とする場合も、設置スペースを準備しておきましょう。

現場で働く保育士さんのシステム導入への理解を促す

保育園システム・幼稚園システムを導入する場合、事前に園で働いている保育士さんにシステムを導入することを報告して、理解を得ておくということも重要です。たとえ業務の軽減や効率化を目的とするための導入であっても、中には新たにいろいろ覚えなければならない事を嫌がるスタッフや、IT機器を取り扱うのが苦手というスタッフもいます。そういうスタッフに対して、いかにシステム導入する事にメリットがあるかという事を知らせるという事をしておかないと後でもめることにもなりかねません。

そこでまずは保育園システム・幼稚園システムがいかに素晴らしいのかということを説明しましょう。導入することで、出退勤管理が効率化され事務作業の負担も軽くなり、さらには保護者とのコミュニケーションもスムーズにいくなど、たくさんのメリットがあり、その結果保育士の業務負担も軽くなるということを丁寧に説明すれば必ず理解してくれます。

説明するときは漠然と「便利になります」とか、「効率化が進みます」では説得力がありません。そこでシステムを導入することで、今まで1時間かかっていた作業が半分になりますとか具体例を出しながら説明をしていきましょう。さらに説明は休憩時に軽くするのではなく、きちんと時間を割いて勉強会を開いて行うことも重要です。そうすることで保育士さんも真剣に話を聞いてくれます。

加えて保育士さんへのサポートをしっかり行っていくということも重要です。いざ研修の段階に入ると思った以上に複雑だったり、保育士さん間でパソコンスキルに差が出てきてしまいます。そこでスタッフ向けに専用サイトや相談窓口を開いているサービスもあるので、これらを上手に使うということも大切です。

保護者の理解も得るようにし、その上で補助金申請の準備をする

保育園システム・幼稚園システムを導入する上で、保護者の理解を得るということも欠かせません。導入することで園児がいつ来て帰ったかの管理や保護者との連絡のやり取り、さらには園児の出欠連絡やバスの運行情報などたくさんのメリットが保護者にもあるということを知らせましょう。しかし中にはこうしたITシステムに拒否感を示す保護者もいるので、保育士に説明したのと同じようにきちんと導入前に説明会を設けて、丁寧に説明するということを心掛けるとよいです。

そして保護者の理解も得ることができたら、補助金申請の準備もあわせて始めましょう。保育園システム・幼稚園システムは国の補助金対象となりますが、各地方自治体によって補助金の対象施設や基準額は異なるので、事前に調べておくとよいです。また申請に必要な書類も自治体によって異なるので、自分で調べていまいちわからない場合は自治体の窓口に問い合わせてみましょう。

他にも保育園システム・幼稚園システムサービスを提供している会社の中には、独自に補助金申請の相談に応じてくれている所もあるので、そこに相談するというのもよいです。いくら便利なシステムを導入して業務効率化ができるといっても、実際に使うのは現場で働く保育士さんや園児の保護者達です。そのためなるべく使用する人達がストレスなく、そして効率的にサービスを受けられるようにシステムを導入する前にはしっかりと準備や確認をしておくことを忘れないようにしましょう。

保育園システム・幼稚園システムを導入すれば、業務効率化が進み保育士の負担は軽くなり保護者も楽になります。しかしシステムを導入する前に園の設備環境に問題ないかや、現場で働く保育士さんや保護者の理解を得られるように勉強会や説明会を開いたりし、その上で補助金申請をするなどしておかないと、かえって現場が混乱したり余計な作業が増えてしまう恐れもあるので、事前にきちんと確認しておくことが大切です。