保育園システム・幼稚園システムの選び方のコツ

業務効率化によるコストカットや働き方改革の推進を目的に、保育園システム・幼稚園システムの導入を検討しているところは多いかと思います。しかし、現在は数多く企業からさまざまなシステムが提供されているため、選び方がわからないという担当者の方も少なくないでしょう。そこで、ここではシステムの選び方のコツをご紹介していきます。

導入目的を満たしてくれる機能を考えよう

保育園システム・幼稚園システムは園長・保育士・保護者にさまざまなメリットをもたらしてくれます。しかし一口に保育園システム・幼稚園システムといっても、搭載されている機能はシステムによってさまざまです。

保育園・幼稚園向けのICTシステムの機能は大きく園長や保育士の業務を効率化してくれる機能と、保護者とのコミュニケーションを円滑化してくれる機能に分けられますが、ある特定の機能に特化したシステムもあれば、幅広い機能を網羅したシステムもあります。そのためシステム選びをする際は本当に必要な機能を明確にしておくことが重要です。

システムに求める機能が不明確のまま選定を進めてしまうと、不要な機能ばかりが搭載されたシステムを選んでしまうリスクが高まります。その結果コストばかりがかかってしまい、導入によるメリットがほとんど得られなかったという事態に陥る可能性があるため注意が必要です。

このような事態を防ぐためにはまず園が抱える課題を洗い出すことから始めましょう。そうすることで今までは気が付かなかった課題も浮き彫りになり、システム導入の目的が明確になるはずです。このようなステップでシステム選びを進めれば、不要な機能ばかりのシステムを導入してしまうリスクを限りなくゼロにでき、保育園システム・幼稚園システムによるメリットを最大限受けることができるでしょう。

誰にとっても使いやすいシステムを選ぼう

誰にとっても使いやすいシステムなのかを考えることも保育園システム・幼稚園システムの選び方のコツです。保育園や幼稚園では基本的にアナログでの作業が多いため、デジタル機器の扱いに不慣れな方も少なくないでしょう。たとえ園が抱える課題を解決する機能が搭載されているシステムであっても、それを使いこなせなければ導入する意味はありません。デジタル機器の操作に不慣れな方にとって保育園システム・幼稚園システムの導入は大きな負担となることが懸念されるので、誰でも簡単に操作できるシステムを選ぶことが大切です。

基本的に保育園・幼稚園向けのICTシステムはシンプルな画面で直感的な操作ができるように設計されていますが、実際の操作性はシステムによって若干異なります。そのため、使用する人によって合うシステムと合わないシステムがあります。加えて操作のしやすさは実際にある程度の期間使ってみなければわかりません。したがってデジタル機器の操作に不慣れな方がいる場合、無料でシステムが利用できるトライアル期間を積極的に活用して実際の操作性を確かめた上で導入することをおすすめします。

また保護者とのコミュニケーションを円滑化してくれる機能が搭載されたシステムを導入する際は、園側だけでなく保護者側にとっても使いやすいシステムなのかを慎重に判断しましょう。どちらも納得して使えるシステムが一番好ましいものになります。

サポート体制やセキュリティ対策にも目を向けよう

保育園システム・幼稚園システムを選ぶ際はサポート体制やセキュリティ対策の充実度を確認するのも忘れてはいけません。たとえデジタル機器の扱いに慣れている方でも、保育園システム・幼稚園システムを使いこなせるようになるまではある程度の期間が必要です。したがって保育園・幼稚園向けのICTシステムを選ぶ際は導入時のサポートが充実しているかを確認することが大切です。

サポート体制が充実しているシステムであれば運用が軌道に乗るまでの時間が短縮され、より早くシステム導入のメリットを受けることができます。加えて運用が軌道に乗った後も予期せぬトラブルが発生する恐れもあるため、電話やメールなどでの問い合わせに対して迅速かつ丁寧に対応してくれるのかについても確認しておきましょう。

また保育園システム・幼稚園システムでは園児や保育士の個人情報を管理することになるため、セキュリティ対策が万全なシステムを選ぶことも大切です。具体的なセキュリティ対策の方法は基本的にホームページに掲載されていますが、セキュリティ対策についての説明を求める保護者にきちんと説明できるように、どのような対策が施されているのかを知っておくことも重要です。

ただ、データ通信の暗号化やアクセス権限などと聞いてもピンと来ない方も多いかと思いますが、そのような方は各システムの営業担当の方に詳しく説明してもらうとよいでしょう。

保育園システム・幼稚園システムは園側にも保育者側にもさまざまなメリットをもたらしてくれますが、それらにはさまざまな種類があります。システムの導入を検討する際は今回ご紹介した選び方のコツを押さえた上で、慎重に選定を進めるようにしましょう。