ICTシステムの選ぶ際のポイント

ICTシステムは、多くの企業が様々な物を提供しています。そのため、どのシステムを選べばいいかわからず困ってしまうこともあるでしょう。そこで今回は、ICTシステムを選ぶ際のポイントとして「わかりやすい操作性」「サポート体制」「端末のタイプ・デザイン」「搭載されている機能」「導入費用・維持費」の5つを紹介します。

わかりやすい操作性

保育園や幼稚園では、日々の業務に手書きのアナログ作業が多く、パソコンやタブレットなどのITツールに慣れていない職員も少なくありません。そのため、ICTシステムを導入する際には、操作が直感的でわかりやすく、複雑な手順を踏まなくても使えるシンプルな作りであることが非常に重要です。特に情報の管理や検索が容易でないシステムは、導入しても職員が使いこなすまでに時間がかかり、業務効率化の効果が十分に得られない可能性があります。

また、登降園管理など保護者も利用する機能を導入する場合には、職員だけでなく保護者にとっても使いやすい設計になっているか確認することが大切です。さらに、システムを選ぶ際にはトライアル導入が可能かどうかもポイントとなります。実際に使ってみることで操作性や機能性を体感でき、職員や保護者に合ったシステムを選びやすくなるでしょう。

サポート体制

ICTシステムの導入においては、たとえ職員がITツールに慣れていたとしても、初期設定や操作方法で迷う場面が少なくありません。導入直後はもちろん、その後の業務で予期せぬトラブルが発生することも考えられるため、サポート体制が整っているかどうかはシステム選びの重要なポイントとなります。

具体的には、トラブル時に迅速かつ丁寧に対応してくれるカスタマーサポートがあるか、電話やメールだけでなく、公式ウェブサイトやシステム内に「困ったときのQ&A」やマニュアルが用意されているかなどが目安です。こうしたサポートが充実していれば、導入後も安心してシステムを活用でき、職員の負担軽減や業務効率化につなげやすくなります。

また、サポート体制の手厚さは、システムの操作習熟を助けるだけでなく、トラブル時のストレスを軽減し、保育園や幼稚園の現場での円滑な運用を支える重要な要素となるでしょう。

端末のタイプ・デザイン

登降園管理機能を導入する際には、園の入口に設置する打刻用端末のタイプやデザインが、自園の環境や利用者に合っているかを確認することが重要です。端末にはPCやタブレット、専用の打刻機などさまざまな種類があり、園の規模や設置場所によって最適な選択は異なります。

例えば、小規模な園では設置スペースが限られるため、大型のPC端末は使いづらい場合があります。また、日々多くの子どもや保護者が利用する場所であることから、安心感を与え、園の雰囲気に馴染むデザインであるかどうかもポイントです。

搭載されている機能

ICTシステムを導入する際には、単に多機能であることだけでなく、自園が抱える具体的な課題を解決できるかどうかが重要なポイントです。

まず、自園で困っている業務や改善したい問題を洗い出し、根本的な課題を明確にすることが求められます。例えば、職員の勤務時間の管理に時間がかかっている場合は、勤怠を自動で記録・集計できる機能を持つシステムが適しています。ただし、目の前の課題だけでなく、労務管理全体に目を向けることで、より本質的な業務効率化につなげられるでしょう。

また、保育園や幼稚園では、パート勤務や朝夕勤務、固定労働制と変形労働制の併用など、さまざまな働き方があります。ICTシステムがそれぞれの勤務形態に柔軟に対応できるか、職員ごとに設定変更が可能かどうかも確認する必要があります。変形労働制に合わせた労働時間のカウントが可能であるかも重要なチェックポイントです。

導入前に自園の課題を整理し、サービス会社に相談することで、必要な機能を備えた最適なシステムを選びやすくなります。

導入費用・維持費

ICTシステムを保育園や幼稚園に導入する際、費用面は大きな検討ポイントの一つです。いくら機能が充実していて自園の課題を解決できるシステムであっても、導入費用や維持費が予算に合わなければ、現実的に導入することは難しくなります。そのため、導入前には費用の全体像を把握し、予算とのバランスを確認することが重要です。

また、ICTシステム導入には国や自治体が実施する「IT導入補助金」や「ICT補助金」といった支援制度を活用できる場合があります。こうした補助金制度は、システムに特定の機能が搭載されていることが条件になる場合もあるため、事前に確認しておきましょう。

さらに、導入費用だけでなく、システムを長期間利用するためには維持費も発生します。サポート費用やアップデート費用など、継続的なコストも含めて総合的に検討することで、導入後に「思ったより費用がかかる」といった事態を避けることができます。

まとめ

保育園や幼稚園でICTシステムを導入する際には、操作のしやすさやサポート体制、端末のタイプやデザイン、搭載機能、費用面の5つのポイントを押さえることが重要です。操作が直感的でシンプルなシステムは、ITに不慣れな職員でもスムーズに使え、保護者も利用しやすくなります。さらに、トラブル時に迅速かつ丁寧に対応してくれるサポートや、園の規模や雰囲気に合った端末の選定も導入成功の鍵です。加えて、自園の課題を明確にし、勤務形態に柔軟に対応できる機能を備えたシステムを選ぶことで、業務効率化や職員の負担軽減につながります。費用面では、導入費用や維持費を把握し、補助金制度の活用も検討することで、安心して長期的にシステムを活用できることでしょう。