保育園システム・幼稚園システムを導入するのは慎重に！安易な考えは危険

保育園システムが保育士の業務軽減に役立つからといって考えもなく導入してしまうのは危険です。安易に導入してしまうと期待した効果が得られないばかりではなく、余計に業務が増えてしまう可能性もあります。本記事では保育システムを導入する上での注意点を分かりやすく紹介していきます。

安易に導入するのは危険

ネット環境が不十分だと業務効率が悪くなることがある

園のインターネット環境が不十分だと、システムを上手く活用出来ない可能性があります。PCのスペックが低くて動作が遅い、通信速度が遅い、一部の部屋では繋がらない等では手書きよりも時間がかかってしまう可能性があります。

不要な機能を利用するとかえって業務が増える可能性がある

便利だからといってつい、様々な機能を利用すると本来必要のない事までやってしまい、以前よりも業務を増やしてしまう恐れもあります。特に、イベントの報告・成長記録・写真アルバム閲覧など、保護者も関わるものは一旦始めてしまうと、なかなかやめる事が出来なくなってしまう為、導入前にどんな機能が必要なのかをしっかり見極める事が大切です。

保護者の理解が得られない場合がある

ペーパーレス化という事に対して、保護者は抵抗を感じる可能性もあります。また、登降園の打刻時間がシステムできっちり管理されると、『今までよりもルールが厳しくなった』と感じる事も予想されます。システム化以前は、お迎え時間を少し過ぎても延長料がかからなかったけれど、システム管理では1秒単位で正確に記録される為に延長料金を請求されてしまう等、システムの厳格さに不満を抱く保護者も出てくる可能性もあります。

導入する際に考えておくべきこと

ただ、便利だからと何となくシステムを導入するのではなく、保育園システム・幼稚園システムを導入する前には慎重に検討する事をおすすめします。次にシステム導入前に考えておくべきことを挙げてみましょう。

使用目的を具体化し必要な機能を洗い出す

どのような機能が必要なのかが明確になっていなければ上手く活用出来なかったり、コストが余計にかかってしまったりといった恐れがあります。システムによって機能や特徴の違いがある為、改善したい業務に合った機能を洗い出す事が大切です。

インターネット環境を整える

園の状態や導入するシステムによっても必要となる準備が異なります。通信環境や必要な機器をしっかりと揃えて快適にシステムを使えるようにしておきましょう。

保護者の負担にならないように配慮する

システム導入には保護者の理解と協力が不可欠です。保護者にとって利用しやすいものでなければ、なかなか同意が得られないかもしれません。スマートフォンが普及しているとはいえ、保護者によってITスキルに差があり操作が得意な人もいれば使い方がよく分からない人もいます。その為、誰にでも簡単に操作できるシステムを選ぶと良いでしょう。

ICT化補助金対応かを確認する

ICT化は政府による推進事業でもあり、自治体から各種補助金が交付されています。ICTシステムを導入と、初期費用や利用料・工事費・通信費等がかかります。そのような費用に対して補助金が出る制度です。コストカットに繋がる為、ICT化補助金に対応したシステムを選んだ方が良いでしょう。

セキュリティ対策が万全なものを選ぶ

保育園システムは園児や職員の個人情報を多く扱う為、セキュリティ対策がとても重要になってきます。保護者の中にもセキュリティ面が気になる方が多くいることでしょう。データ通信が暗号化されているものや最新ウイルス対策ソフトを導入している等、セキュリティ対策がしっかりされているシステムかどうかをよく確認した方が良いでしょう。

どんな課題を解決させたいか

ICTシステムを導入する前に、園がどのような課題を抱えていて何を解決したいのかを明確にしておく必要があります。解決したい問題があやふやな状態でICT化を進めても効果が得られず無駄になってしまう事があるからです。ICTシステム導入は次のような手順で行っていくと良いでしょう。

必要な機能を整理する

問題を明確に出来たらどのシステムだったら解決出来るかを調べていきましましょう。保育のICTシステムには様々な種類がありそれぞれ特徴や機能にも違いがあります。必要な機能が揃っているかをしっかり確認していくと良いでしょう。

複数のシステムを比較する

数多くのシステムの中から価格や機能だけで選ぶよりも、自身の園に最適かどうかという事を考えて複数のシステムを比較していくと良いでしょう。

導入に向けて必要な準備を整える

園によって必要な準備は異なります。また、導入するシステムによっても整える環境や必要な機器は異なってきます。何が必要で何が不要かをしっかりと整理する事によって、無駄なくシステム導入を進めていく事が出来ます。

保育のICT化は、ただシステムを導入すればよいという事ではなく、いかに抱えている問題を解決していくかが重要となってきます。導入を検討する際には、今回の記事で挙げた内容を踏まえて慎重に最適なものを導入していきましょう。