クラウド型の保育園システム・幼稚園システムを検討するべき理由！

最近、保育園や幼稚園への導入が進んでいるICTシステム。ICTシステムを導入することで、保育士や幼稚園教諭の負担が減り、保育の質を向上させることができます。そんなICTシステムの中でも、クラウド型のものを導入するのがおすすめです。ここでは、クラウドとは何か、そしてクラウド型のICTシステムを検討するべき理由をご紹介します。

クラウドとは？

クラウドとは、インターネットに接続されたコンピューターのサービスを、場所を問わず利用できる仕組みのことを指します。クラウドではデータをインターネット上に置くため、職場や自宅だけでなく外出先でも、インターネットに接続されていれば閲覧することが可能です。

クラウド型のICTシステムを検討するべき理由！

数多くある保育園・幼稚園向けのICTシステムですが、クラウド型のものも多いです。そして、保育園・幼稚園にICTシステムを導入するなら、断然クラウド型をおすすめします。一体なぜなのか、クラウド型のICTシステムを導入するメリットを見ていきましょう。

■職員同士で情報共有ができる
子どもに関する情報や、職員への伝達事項があるとき、クラウド上にデータがあることで、すぐに情報を共有できます。

■保護者とすぐにやりとりができる
クラウド型のICTシステムを導入すると、保護者の方への連絡もシステム上で行うことが可能です。その保護者の方とのやりとりもクラウド上に保存されるため、いつでもやりとりできます。

■スマートフォンやタブレットからもアクセスが可能
クラウド型のICTシステムなら、「インストールしたパソコンでしか操作できない」なんてことはありません。そのため、インターネットに接続されているデバイスであれば、スマートフォンやタブレットでもアクセスできます。職員室のパソコンでなくても、勤務時間内であれば日誌や指導案作成ができるので、非常に便利です。

■初期費用を抑えることができる
クラウド型のICTシステムなら、専用サーバーなどの設備が必要ありません。インターネット環境とデバイス端末があればいいので、初期費用を抑えることができるのです。そのため、園児の少ない小規模な保育園や、託児所でも導入しやすいのが特徴です。

■ランニングコストを抑えることができる
ICTシステムを導入するとなると、ランニングコストがかかるのではと不安に思う方も多いでしょう。しかし、クラウド型のICTシステムなら、毎月かかる月額料金は比較的安価です。導入するICTシステムによって異なりますが、毎月5,000円～というシステムもあります。そのため、経営が厳しくなりやすい認可外の保育園などでも、導入しやすいです。

■専門知識が不要
クラウド型のICTシステムは、インストールする際の専門知識は必要ありません。簡単かつスピーディーに導入ができるので、「ITに詳しくない」「パソコンが苦手」という方でも導入しやすいです。また、定期的に行われるシステムのバージョンアップも自動でしてくれるため、導入後の手間もかかりません。

クラウド型のICTシステムのデメリットも理解しておこう

魅力的のポイントが多いクラウド型のICTシステムですが、もちろんデメリットもあります。クラウド型のICTシステムを導入することを検討している保育園や幼稚園の方は、必ずデメリットも理解しておきましょう。

■個人情報の取り扱いに注意
クラウド型のICTシステム導入にあたり発生するデメリットの中でも最も気を付けなければならないのが、個人情報の取り扱いです。ICTシステムには、園児の個人情報が入っています。そして、クラウド型のICTシステムはインターネット環境があればアクセス可能なので、保育園や幼稚園の外にいてもアクセスができてしまいます。そのため、ICTシステムのサービス提供元のセキュリティー対策が非常に重要です。セキュリティー対策が万全でないと、最悪の場合園児の個人情報が漏洩してしまう可能性もあります。それを防ぐためにも、信頼できるサービス提供元を探しましょう。

■インターネットに不具合が起こると使えない
クラウド型のICTシステムは、インターネットに接続することで使うことができます。そのため、インターネットに不具合が起こるとアクセスができず、ICTシステムで行うすべての業務がストップしてしまうのです。そのため、クラウド型のICTシステムを導入する際は、快適なインターネット環境かどうか確かめ、インターネットにつながりにくいなどの問題があれば、通信環境を整備するようにしましょう。

■トラブル発生時の対処
今まで紙ベースで行っていた業務をICTシステムで行っていると、トラブル発生時にどう対処したらいいかわからなくなってしまいますよね。ICTシステムで何か不具合が起こったときは、いつでも電話で相談ができたり、遠隔操作で不具合を解決してくれたりするサービスが整っているところが安心です。ICTシステムを導入する際は、トラブル発生時にどのような対処をしてくれるかどうかも確認しておきましょう。

■通信コストの懸念
クラウド型のICTシステムを導入には、インターネット環境があれば初期費用はかからず、毎月の月額料金を支払います。しかしそれともう一つかかるのが、インターネットへの通信料金です。インターネットの契約内容によっては、莫大な通信コストがかかってしまうことがあります。それを防ぐためにも、幼稚園や保育園にインターネットの固定回線を設置し、wi-fiルーターを導入することをおすすめします。Wi-fiに接続していれば、追加で通信料金がかかることはないため、安心してクラウド上で業務をすることが可能です。

クラウド型のICTシステムを導入するべき理由をお伝えしました。今まで紙ベースで業務をこなしてきて、いきなりパソコンで業務をするのが不安という方でも、クラウド型のICTシステムなら導入するハードルも低いです。コストも抑えられるので、ICTシステムの導入をしたい方は、ぜひクラウド型を検討してみてください。その際、クラウド型のデメリットもしっかり理解しておいてくださいね。クラウド型のICTシステムを導入して、少しでも業務の負担を軽くしましょう。